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Please Mr. Postman

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[In English]

Escribir un correo electrónico no parece una cosa muy complicada. Sin embargo, cada año recibo correos de alumnos que, vamos a decirlo suavemente, son manifiestamente mejorables. Esto me llama mucho la atención, porque se supone que son nativos digitales, y por tanto deberían manejarse sin problema. Pero me temo que conocen la herramienta (el correo electrónico) pero no cómo usarla adecuadamente (es decir, cómo redactar un correo electrónico correctamente). Esta carencia también la he detectado en los alumnos de movilidad internacional que vienen a nuestra universidad, así que el problema parece estar internacionalizado (lo sé, lo sé, mal de muchos consuelo de tontos…)

Así que aquí van algunos consejos para alumnos que deban escribir un correo electrónico formal, como por ejemplo a un profesor, aunque también son extensibles a otras situaciones, como contactar con una empresa para solicitar un puesto de trabajo, etc. Y me da lo mismo si estás escribiendo desde el móvil o si tienes prisa (perdona, pero ni tú ni yo somos tan importantes 🙂 ): hay que ser educado en cualquier situación y, además, una mala impresión inicial es difícil de olvidar.

  • Empieza siempre con un encabezamiento adecuado. Dependiendo del grado de confianza y de la situación (si es la primera vez que escribes un correo a esa persona, por ejemplo), puede ser más o menos formal: “Hola”, “Estimados señores”…
  • A continuación, identifícate. Aparte de que es lo correcto, ten en cuenta que los profesores tenemos varias asignaturas, y en cada una de ellas, unos cuantos (o unos muchos) alumnos. Con decir tu nombre y de qué asignatura eres ya es suficiente, a no ser que explícitamente se os pida más información.
  • Procura redactar de manera clara y concisa. Abrir un correo y encontrarte una epístola desmoraliza a cualquiera. Intenta explicar lo que quieres/necesitas de la manera más resumida que puedas. Ya sabes, lo bueno, si breve, dos veces bueno.
  • No redactes como si estuvieras hablando. No es lo mismo, y los textos escritos así dan una impresión penosa. Cuida también el tono, ten en cuenta que en un correo el profesor no percibe ni tu entonación ni tu lenguaje corporal, y cosas que tú crees que estás contando de manera relajada, al leerlas sin verte suenan fatal.
  • Si en tu correo estás solicitando algún trámite o información (la firma de algún documento, preguntar cuándo son las tutorías -aunque deberías haber comprobado si esa información la puedes localizar por tus propios medios-), da las gracias. No cuesta tanto ser educado, y te aseguro que se agradece.
  • Finaliza el correo con un despedida agradable. Un simple Un saludo es suficiente.
  • Antes de pulsar Enviar (I), repasa de nuevo el correo y corrige los despistes de redacción, ortografía, etc. que pueda haber (que los habrá, créeme :))
  • Antes de pulsar Enviar (II): elige un Asunto corto pero que dé información sobre lo que quieres resolver (por ejemplo, si recibo un correo con Asunto: duda no me sirve de mucho, la verdad).
  • Antes de pulsar Enviar (III): comprueba que has añadido los adjuntos . Yo en esto soy una campeona: si me hubieran dado un euro por cada correo sin adjunto que he enviado, ahora sería millonaria. Y me da mucho coraje, porque pierdo el tiempo yo y se lo hago perder al destinatario; para corregirlo, intento añadir el adjunto justo cuando lo estoy mencionando en el correo, en vez de dejarlo para el final.
  • Nunca, nunca, NUNCA envíes un correo cuando estés enfadado, por mucha razón que creas que tienes: si en la efervescencia del momento te pasas tres pueblos y te arrepientes después, eso tiene mal arreglo porque lo has dejado por escrito. Esto mismo sirve si vas a hacer una gracieta o maldad… mi consejo es que no lo hagas en un correo, pero si aún así lo vas a hacer, comprueba varias veces y muy cuidadosamente la lista de destinatarios.
  • Por último, si tu cuenta sigue siendo la que te hiciste con 14 años (tipo LoRdOfKaoSSS@loquesea.com), es un buen momento para dejar de usarla (o destinarla solo a cuestiones personales) y crearte una cuenta presentable.

[En español]

Writing an email does not seem a very complicated task. However, every year I receive e-mails from students that, to put it mildly, have a lot of room for improvement. I find this striking, since they are supposed to be digital natives, and therefore they should handle this issues properly. But I am afraid that they know the tool (e-mail) but not how to use it properly (i.e., how to correctly write an e-mail). I have also noticed this issue in the mobility students that come to our university, so it seems we have an international problem (I know, I know, it’s a fool consolation…)

So here you have are some tips for students that have to write a formal e-mail, for example, to a teacher, though they could be also helpful in other situations, like contacting a company in order to apply for a position, etc. I do not care if you are writing on your mobile phone or you are in a hurry (excuse me, but neither you nor me are so important 🙂 ): you must be polite in every situation and, besides, a bad first impression is not easy to forget.

  • Always use a proper heading in your e-mails. Depending on how much you know the receiver (for example, if it is the first time you address to that person), it can be more or less formal: “Hello”, “Dear Sirs”…
  • Then, you should identify yourself. Aside it is the correct thing to do, keep in mind that we teachers usually handle several courses, and in each course, we have a few (or many fews) students. Just write your name and the course you are enrolled into, unless you have been explicitly requested more information.
  • Do your best to write a clear and concise text. Opening an e-mail and finding an epistle demoralizes anyone. Try to explain what you want/need in the most resumed way you can. You know, short and sweet.
  • Do not write like you speak. It is not the same, and texts written in that way look very poor. You should also be careful with you writing tone, take into account that the teacher cannot perceive your intonation nor your body language, and things you write in a easy mood sound awful when the teacher reads them without seeing your face.
  • If you are asking for some paperwork or info (like getting a signature on a document, or which are the office hours -though you should check if you can find that information elsewhere by your own means), say thank you. Being nice is cheap, and I can guarantee you that is really appreciated.
  • Finish your e-mail with a polite closing. A simple Kind regards is enough.
  • Before clicking on Send (I): go over the text again and correct all the spelling errors, typos, and the like (there will be quite a few, trust me 🙂 )
  • Before clicking on Send (II): choose a short and informative Subject that gives a hint of what you expect from your mail (for example, receiving an e-mail with Subject: doubt does not help a lot, to be honest).
  • Before clicking on Send (III): check that you really attached all the files you have to sent. I am the world champion of forgotten attachments: if I had been given a euro for each mail I have sent without the attachments, now I would be a millionaire. And it really annoys me, because it is a waste of time for me and for the receiver; to solve this, I try to attach the document just when I write about it in the mail, instead of attaching the documents as the final step.
  • Never, never, EVER send a mail when you are angry, despite how right you think you are: if in the effervescence of the moment you clearly cross the line and then you regret it, it is difficult to solve because your words were written. The same applies if you are going to send a (more or less) evil joke… my advise is not to do it, but if still you are going to send it, check thoroughly and several times the list of receivers.
  • Finally, it you still use that e-mail account you created when you were 14 (something like LoRdOfKaoSSS@whatever.com), it is the perfect moment to stop using it (or just leave it for strictly personal aspects) and create a new acceptable e-mail account.
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[In English]

Aquí van algunos consejillos que suelo dar a mis alumnos cuando van a presentar sus TFGs/TFMs, aunque creo que pueden servir para cualquier presentación más o menos reglada que vayan a dar.  Disclaimer: están basados en mi experiencia a los dos lados de la tarima, es decir, como ponente y como oyente, y como es mi experiencia, no todo el mundo tiene que estar de acuerdo, así que al que no le gusten, que no los use 🙂

  • Ensáyala mucho (pero mucho, mucho) para ajustarte al tiempo que tienes, demo incluida. Cronométrate para estar seguro de que cumples el tiempo, y si tienes a alguien a mano para torturarlo y ensayar con público, mejor.
  • Recuerda que la presentación la tienes que hacer mirando al tribunal, no a la pantalla de proyección.
  • En la primera transparencia tienen que aparecer el título del TFG/TFM, titulación, autor, y directores.
  • La última transparencia puede ser igual que la primera, y así se queda como fondo elegante mientras el tribunal te pregunta.
  • Si el presidente del tribunal, al introducir el acto, lee en voz alta el título del TFG/TFM, tu nombre, etc. , no los repitas tú al empezar la exposición.
  • La presentación debe seguir el mismo orden de apartados de la memoria.
  • Procura que en las transparencias haya un índice visible en alguna parte (a la izquierda, o arriba del todo, pequeñito en ambos casos). Así el tribunal sabe en todo momento dónde está.
  • No cargues mucho de texto las transparencias; pon la información básica imprescindible (imágenes incluidas), y el resto lo dices de viva voz.
  • Sé astuto: para aquellos puntos que te resulten más complicados de memorizar o explicar, deja en la transparencia la información que te resulta difícil. Vamos, que la transparencia sea como una chuleta (negaré haber dicho esto ante un juez ;))
  • Cuidado con las animaciones, no se trata de que la presentación sea una feria que agobie al tribunal.
  • Transparencias con fondo claro y letras oscuras, o con fondo oscuro y letras claras: como prefieras. Ten en cuenta, de todas formas, dónde vas a leer (Sala de Grado, aula, etc.). Quizás sea más seguro usar la primera opción, que suele dar menos problemas en todas las situaciones.
  • Si durante la presentación muestras algún vídeo de los resultados de tu trabajo, debes hablar mientras se está reproduciendo, por ejemplo comentando aspectos importantes del mismo o cómo se corroboran los resultados teóricos alcanzados. Lo más importante es no quedarse callado mientras el vídeo está corriendo.
  • Es muy normal que el tribunal esté tomando notas mientras estés hablando. No te agobies pensando que están anotando fallos. Lo más normal es que estén recogiendo algunas dudas que les surjan durante tu exposición para acordarse de preguntártelas después (y posiblemente no te las pregunten todas). Y también puede ser que estén anotando las cosas que les han gustado para felicitarte por tu trabajo 🙂
  • Durante la presentación, si te pones nervioso (todos nos ponemos nerviosos, no pasa nada), ten a mano una botellita de agua. Si es botella grande, asegúrate de tener también un vaso.
  • Finaliza la presentación dando las gracias al tribunal e indicando que quedas a su disposición para el turno de preguntas.
  • Deja que los miembros del tribunal acaben de formular sus preguntas sin interrumpirlos (incluso aunque estés deseando contestar porque te requetesabes la respuesta :))
  • Lleva siempre una copia de seguridad de la presentación en un pendrive, porsiaca 🙂


[En español]

Here you can find some little tricks I usually give to my students when the moment comes to defend their Bachelor or Master thesis, though I think they could be useful in any formal presentation. Disclaimer: they are based on my experience on both sides of the story, that is, as speaker and as listener; since it is my own experience, not everybody will agree, so if you do not like them, simply do not use them 🙂

  • Rehearse a lot (I mean it, a lot), including a real demo of your work in case you also show it. Measure exactly how long it takes you to deliver the presentation; it would be great if you can find someone you can torture and rehearse with public.
  • Remember that you have to deliver your presentation looking at the committee, not to the projection screen.
  • The first slide should include the title of your Bachelor/Master thesis, the degree/master program, the author and the advisors.
  • The last slide could be exactly like the first one, so you have a nice background while the examiners ask their questions.
  • Your presentation should follow the same outline that the written dissertation report.
  • If the president of the committee reads aloud the title of your thesis, your name, etc. do not repeat them again when you begin to talk.
  • You should keep an index on the slides (tiny, on the left or at the top), so the committee can keep track of which point of your dissertation you are talking of.
  • Do not text-overload the slides; show only the basic essential information (including images), and explain the supplementary information aloud.
  • Be smart: those points of your presentation that are difficult to remember or explain should be written in your slides. To cut a long story short, the slides should be your cheat sheet (I will deny to have said this in a court ;))
  • Be careful with the animation of your slides: you don’t want to overwhelm the committee with a lot of special effects.
  • Design your slides with light background and dark fonts, or dark background and light fonts, as you wish. Anyway, you should consider the location where you are going to deliver your presentation. Maybe it is safer to choose the first option, that usually adapts to the lightning conditions of every place.
  • If you include a video showing the results of your work, you should talk while the video is playing; for example, you can comment the most relevant points of the video, or how your theoretical results are confirmed. The key point is not to be in silence while the video is still playing.
  • It is quite common that the committee jots some things down while you are talking. Do not get stressed thinking that they are recording your fails. They usually are gathering some notes about the doubts that arise during your dissertation, so they can remember them properly (and perhaps they do not ask all of those doubts). They also could be writing down those things they have liked the most of your work, so they can congratulate you for your achievements 🙂
  • If you are nervous during dissertation (it’s ok, we all get nervous in those situations), get a little bottle of water. If it is a big one, it is fine too, just use also a glass to drink.
  • End your dissertation saying thank you to the committee and saying that you are ready for the questions they might ask you.
  • Do not interrupt the committee members when they are asking you a question (even though you are willing to answer because you are going to nail it :))
  • Always have a backup of the presentation in a pendrive, you know, just in case 🙂