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We can work it out

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In English

Trabajar en grupo es algo que creo que, como Bartleby, preferiríamos no hacer. Pero es necesario sobrellevarlo con dignidad en cualquier entorno profesional. Si tienes la inmensa suerte de trabajar en un equipo en el que encajáis todos bien, sacando partido a las potencialidades de cada uno y aceptando vuestras diferencias y manías (sí, las tuyas también, todos tenemos una pedraíta a veces), disfrútalo y, sobre todo, cuídalo mucho.

Pero si no es el caso, y te toca trabajar con gente a la que no conoces, ahí van algunos trucos que a mí me funcionan, por si te ayudan. Están enfocados fundamentalmente a la carrera universitaria, donde tienes que aprender a manejarte en estas situaciones. De entrada, a lo mejor te parecen un poco estrictos o exagerados, pero si te fijas en realidad son bastante sencillos de implementar y a la larga evitan trabajo y, sobre todo, malos entendidos. Cuando pases a trabajar en una empresa, tendrás que adaptar estas ideas a ese entorno, que tendrá sus propias particularidades.

La causa más frecuente de problemas en un grupo de trabajo es la falta de comunicación dentro de una grupo (potencialmente explosivo) de personalidades y situaciones: se puede juntar gente cuadriculada, desorganizada, que trabaja además de estudiar, que se va a su pueblo los fines de semana, con horarios imposibles, con limitaciones de transporte, con situaciones personales complicadas. Y todo eso sin descartar a los vivalavirgen y los directamente jetas.

Como lo importante es sacar el trabajo adelante sin cargarte de más trabajo del que te corresponda y sin llevarte malos ratos (o muy pocos), yo haría lo siguiente:

1.- Tener una reunión inicial (presencial, online, mixta, como mejor os venga a cada uno), en la que:

· Se deciden cuáles son vuestros medios de comunicación: whatsapp, correo, teléfono…

· Se recogen las limitaciones de horas y fechas que tiene cada uno. Si no contestáis al whatsapp los fines de semana, lo decís. Si os vais de Semana Blanca a esquiar y no vais a estar para nadie, lo decís. Si trabajáis y durante el horario laboral no podéis atender el wasap o el correo, lo decís. No hace falta dar explicaciones o contar vuestra vida si no queréis, basta con que el resto del grupo sepa cuándo estáis accesibles.

· Sed razonables para no imponer como limitación vuestra algo que no es prioritario, y flexibles para aceptar la problemática de los demás.

2.- Se decide si se va a usar alguna aplicación colaborativa de organización (Milanote, Trello…) y un repositorio común de trabajo (Google, github…). Obviamente, si decidís usar alguna de estas herramientas, todo el mundo debe tener acceso, y se tiene que mantener actualizada.

3.- Se reparte el trabajo. Si el trabajo consta de varias tareas muy diferentes entre ellas, intentad aprovechar las habilidades de cada cual: hay gente mejor haciendo transparencias, otra prefiere presentar oralmente, otra programando… Obvio: el reparto debe ser equilibrado y consensuado, y todo el mundo debe estar razonablemente satisfecho con lo que le ha tocado. Aunque cada uno tenga su tarea, el trabajo es una entrega conjunta que debe tener un estilo coherente: se nota mucho (por ejemplo, en el estilo de redacción) cuando el trabajo no se ha revisado conjuntamente y es una unión de los trozos de cada uno. Además, puede ser peligroso si os van a examinar sobre ese trabajo: “es que eso no es de mi parte” no es una respuesta aceptable.

4.- Se establecen finalmente las tareas y sus responsables, y sus fechas y modos de entrega. Si la fecha de entrega final de todo el trabajo es X, conviene que vuestra fecha de entrega sea X-2 días, para así tener margen por si surgen imprevistos (que surgirán).

5.- Podéis discutir y negociar todo lo que haga falta, pero una vez se llega a un acuerdo, se respeta. Procurad que quede algún tipo de constancia por escrito de lo acordado y de que todo el mundo lo acepta (correo conjunto, herramienta de gestión…). En caso de dudas o conflictos posteriores, siempre os podéis remitir a ese acuerdo escrito (en vez del típico “yo te dije”- “tú no me dijiste”).

6.- Cualquier modificación a lo inicialmente acordado tiene que ser aceptada por todo el grupo. Recordad que la comunicación dentro del grupo es fundamental, no es bueno que haya “chupipandis” internas que vayan a su bola sin hablarse con el resto.

Una vez organizado y repartido todo el trabajo, si alguien no puede cumplir con su fecha de entrega, debe avisar a los demás lo antes posible para que podáis reorganizaros. La causa debe ser, obviamente, de fuerza mayor. Lo deseable es que seáis autónomos y re-repartáis (que me perdone la RAE) el trabajo, de manera que alguien se cargue más en ese momento a cambio de que el causante del cambio asuma más tarea después. Si no es posible y veis que no podéis cumplir el plazo de entrega, avisad cuanto antes a vuestro profesor/superior.

Si a pesar de todo esto algún miembro del equipo se desentiende, no cumple con lo acordado o sencillamente desaparece sin más (el ghosting está muy feo: una persona adulta va por derecho y avisa de que abandona el grupo, en vez de generarle un problema a compañeros -y al profesor- que no tienen culpa de nada), avisad inmediatamente a vuestro superior. Gestionar este tipo de situaciones también forma parte del trabajo en equipo, y tenéis que saber manejarlas. Como profesora, si dos días antes de una entrega os descolgáis con que no podéis hacerla porque fulanito o menganita hace dos semanas que no os responden a los correos, os diré que el fallo también es vuestro por no haberme avisado con tiempo.

PD: tu más mejor amigui del alma en la carrera puede ser un pésimo compañero de trabajo. Y no pasa nada, no es algo malo, sólo hay que hablarlo civilizadamente y no dejar que el trabajo dañe una amistad (que es mucho más importante).

PPD: esto es algo que cualquier adulto funcional debería aplicar, pero por si acaso. No se habla/escribe mal ni se cotillea a espaldas de nadie del grupo. Si tenéis algún comentario negativo o delicado que hacer, se dice educadamente y a la cara. En el ámbito académico es importante, pero en el ámbito laboral, todavía más: no seáis el compañero víbora y cotilla.

En Español

Team work is something I believe that, as Bartleby, we would prefer not to. But we have to bear with it with dignity in any professional environment. If you are lucky enough to work in a team where you all fit well together, making the most of each other’s potential and accepting your differences and quirks (yes, you too, we all are a pain in the neck sometimes), enjoy it and, above all, take good care of it.

But if this is not the case, and you have to work with people you have not met before, here you have some tips that work for me, in case they help you. They are mainly focused on college studies, where you have to learn how to manage in these situations. At first, they may seem a bit strict or exaggerated, but if you look at them, they are actually quite simple to implement and in the long run they avoid work and, above all, misunderstandings. When you go to work in a firm, you will have to adapt these ideas to that environment, which will have its own particularities.

The most common source of problems in a work group is the lack of communication within a (potentially explosive) group of personalities and situations: you can find people who are square-headed and others who are disorganised, people who work and also study, people who go back home at weekends, people with impossible schedules, people with conmute limitations, people with complicated personal situations. And all this without discarding the happy-go-lucky ones and those who simply have a nerve.

Since the main thing here is to get things done without overworking and without bad blood (or just a little), I would do the following:

1.- Have an initial meeting (face-to-face, online, mixed, whichever suits each of you best), in which:

· Decide how you are going to talk: whatsapp, mail, phone…

· The time limitations each one of you have are discussed. If you don’t answer the whatsapp at weekends, you say it. If you are going to ski during Spring break and you are not available for anyone, you say it. If you work and during working hours you can’t answer the wasap or mail, you say it. There is no need to give explanations or tell your life story if you don’t want to, just inform the rest of the group when you are accessible.

· Be reasonable so as not to impose as your time limitations something that is not a priority, and be flexible to accept the situations of your workmates.

2.- Decide whether to use a collaborative workflow application (Milanote, Trello…) and a work repository (Google, github…). Obviously, if you decide to use any of these tools, everyone must have access to them, and they must be always updated.

3.- The work is shared out. If the work consists of several very different tasks, try to take advantage of your different skills: some are better at making slides, others prefer to present orally, others excel at programming… Obvious reminder: the distribution must be balanced and agreed, and everyone must be reasonably satisfied with their share. Although everyone has their own task, the work is a joint delivery that must have a coherent style: it is very easily noticed (for example, in the writing style) if the work has not been revised and is just a concatentation of pieces. Also, it can be dangerous if you have to answer exam questions about the work: “I did not work on that part” is not the right answer.

4.- Finally, the tasks and the people in charge are established, as well as the dates and methods of delivery. If the final deadline for all the work is X, you should fixed an internal deadline of X-2 days, so you have a little more time in case unforeseen events arise (and they will).

5.- You can discuss and negotiate as much as you need to, but once an agreement is reached, you should respect it. Make sure that there is some kind of written record of what has been agreed and that everyone accepts it (cc-ed email, management tool, etc.). In case of doubts or later conflicts, you can always refer to this written agreement (instead of the typical “I’m sure I said”- “No you didn’t”).

6.- Any changes to the initial agreement must be accepted by the whole team. Remember that communication within the group is fundamental, it is not good that there are internal “evil cliques” that go their own way without talking to the rest.

Once all the work has been organised and distributed, if someone is unable to meet their deadline, they should inform the others as soon as possible so that you can reorganise yourselves. The cause must obviously be force majeure. It is desirable that you be autonomous and re-shuffle the work, so that someone else takes on more work at that time in exchange for the person causing the change taking on more work afterwards. If this is not possible and you find that you cannot meet the deadline, please inform your teacher/supervisor as soon as possible.

If, in spite of all this, a member of the team is not willing to do what was agreed or simply disappears (ghosting is a very mean thing: a grown-up person stands up and informs that he/she is leaving the group, instead of creating a problem for colleagues – and the teacher – who are not to blame for anything), inform your superior immediately. Managing such situations is also part of teamwork, and you need to know how to handle them. As a teacher, if two days before a deadline you say that you can’t do it because any Tom, Dick, or Harry haven’t replied to your emails for two weeks, I will tell you that it is also your fault for not having warned me in time.

PS: your college BFF can be a lousy co-worker. And that’s OK, it’s not a bad thing, you just have to talk about it in a civilised way and not let work damage a friendship (which is much more important).

PPS: this is something any functional adult should apply, but just in case. You don’t speak ill or gossip behind the backs of others in the team. If you have a negative or sensitive comment to make, you say it politely and to their face. This is important in the academic environment, but even more so in the work environment: don’t be the busybody viper colleague.

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Please Mr. Postman

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[In English]

Escribir un correo electrónico no parece una cosa muy complicada. Sin embargo, cada año recibo correos de alumnos que, vamos a decirlo suavemente, son manifiestamente mejorables. Esto me llama mucho la atención, porque se supone que son nativos digitales, y por tanto deberían manejarse sin problema. Pero me temo que conocen la herramienta (el correo electrónico) pero no cómo usarla adecuadamente (es decir, cómo redactar un correo electrónico correctamente). Esta carencia también la he detectado en los alumnos de movilidad internacional que vienen a nuestra universidad, así que el problema parece estar internacionalizado (lo sé, lo sé, mal de muchos consuelo de tontos…)

Así que aquí van algunos consejos para alumnos que deban escribir un correo electrónico formal, como por ejemplo a un profesor, aunque también son extensibles a otras situaciones, como contactar con una empresa para solicitar un puesto de trabajo, etc. Y me da lo mismo si estás escribiendo desde el móvil o si tienes prisa (perdona, pero ni tú ni yo somos tan importantes 🙂 ): hay que ser educado en cualquier situación y, además, una mala impresión inicial es difícil de olvidar.

  • Empieza siempre con un encabezamiento adecuado. Dependiendo del grado de confianza y de la situación (si es la primera vez que escribes un correo a esa persona, por ejemplo), puede ser más o menos formal: “Hola”, “Estimados señores”…
  • A continuación, identifícate. Aparte de que es lo correcto, ten en cuenta que los profesores tenemos varias asignaturas, y en cada una de ellas, unos cuantos (o unos muchos) alumnos. Con decir tu nombre y de qué asignatura eres ya es suficiente, a no ser que explícitamente se os pida más información.
  • Procura redactar de manera clara y concisa. Abrir un correo y encontrarte una epístola desmoraliza a cualquiera. Intenta explicar lo que quieres/necesitas de la manera más resumida que puedas. Ya sabes, lo bueno, si breve, dos veces bueno.
  • No redactes como si estuvieras hablando. No es lo mismo, y los textos escritos así dan una impresión penosa. Cuida también el tono, ten en cuenta que en un correo el profesor no percibe ni tu entonación ni tu lenguaje corporal, y cosas que tú crees que estás contando de manera relajada, al leerlas sin verte suenan fatal.
  • Si en tu correo estás solicitando algún trámite o información (la firma de algún documento, preguntar cuándo son las tutorías -aunque deberías haber comprobado si esa información la puedes localizar por tus propios medios-), da las gracias. No cuesta tanto ser educado, y te aseguro que se agradece.
  • Finaliza el correo con un despedida agradable. Un simple Un saludo es suficiente.
  • Antes de pulsar Enviar (I), repasa de nuevo el correo y corrige los despistes de redacción, ortografía, etc. que pueda haber (que los habrá, créeme :))
  • Antes de pulsar Enviar (II): elige un Asunto corto pero que dé información sobre lo que quieres resolver (por ejemplo, si recibo un correo con Asunto: duda no me sirve de mucho, la verdad).
  • Antes de pulsar Enviar (III): comprueba que has añadido los adjuntos . Yo en esto soy una campeona: si me hubieran dado un euro por cada correo sin adjunto que he enviado, ahora sería millonaria. Y me da mucho coraje, porque pierdo el tiempo yo y se lo hago perder al destinatario; para corregirlo, intento añadir el adjunto justo cuando lo estoy mencionando en el correo, en vez de dejarlo para el final.
  • Nunca, nunca, NUNCA envíes un correo cuando estés enfadado, por mucha razón que creas que tienes: si en la efervescencia del momento te pasas tres pueblos y te arrepientes después, eso tiene mal arreglo porque lo has dejado por escrito. Esto mismo sirve si vas a hacer una gracieta o maldad… mi consejo es que no lo hagas en un correo, pero si aún así lo vas a hacer, comprueba varias veces y muy cuidadosamente la lista de destinatarios.
  • Por último, si tu cuenta sigue siendo la que te hiciste con 14 años (tipo LoRdOfKaoSSS@loquesea.com), es un buen momento para dejar de usarla (o destinarla solo a cuestiones personales) y crearte una cuenta presentable.

[En español]

Writing an email does not seem a very complicated task. However, every year I receive e-mails from students that, to put it mildly, have a lot of room for improvement. I find this striking, since they are supposed to be digital natives, and therefore they should handle this issues properly. But I am afraid that they know the tool (e-mail) but not how to use it properly (i.e., how to correctly write an e-mail). I have also noticed this issue in the mobility students that come to our university, so it seems we have an international problem (I know, I know, it’s a fool consolation…)

So here you have are some tips for students that have to write a formal e-mail, for example, to a teacher, though they could be also helpful in other situations, like contacting a company in order to apply for a position, etc. I do not care if you are writing on your mobile phone or you are in a hurry (excuse me, but neither you nor me are so important 🙂 ): you must be polite in every situation and, besides, a bad first impression is not easy to forget.

  • Always use a proper heading in your e-mails. Depending on how much you know the receiver (for example, if it is the first time you address to that person), it can be more or less formal: “Hello”, “Dear Sirs”…
  • Then, you should identify yourself. Aside it is the correct thing to do, keep in mind that we teachers usually handle several courses, and in each course, we have a few (or many fews) students. Just write your name and the course you are enrolled into, unless you have been explicitly requested more information.
  • Do your best to write a clear and concise text. Opening an e-mail and finding an epistle demoralizes anyone. Try to explain what you want/need in the most resumed way you can. You know, short and sweet.
  • Do not write like you speak. It is not the same, and texts written in that way look very poor. You should also be careful with you writing tone, take into account that the teacher cannot perceive your intonation nor your body language, and things you write in a easy mood sound awful when the teacher reads them without seeing your face.
  • If you are asking for some paperwork or info (like getting a signature on a document, or which are the office hours -though you should check if you can find that information elsewhere by your own means), say thank you. Being nice is cheap, and I can guarantee you that is really appreciated.
  • Finish your e-mail with a polite closing. A simple Kind regards is enough.
  • Before clicking on Send (I): go over the text again and correct all the spelling errors, typos, and the like (there will be quite a few, trust me 🙂 )
  • Before clicking on Send (II): choose a short and informative Subject that gives a hint of what you expect from your mail (for example, receiving an e-mail with Subject: doubt does not help a lot, to be honest).
  • Before clicking on Send (III): check that you really attached all the files you have to sent. I am the world champion of forgotten attachments: if I had been given a euro for each mail I have sent without the attachments, now I would be a millionaire. And it really annoys me, because it is a waste of time for me and for the receiver; to solve this, I try to attach the document just when I write about it in the mail, instead of attaching the documents as the final step.
  • Never, never, EVER send a mail when you are angry, despite how right you think you are: if in the effervescence of the moment you clearly cross the line and then you regret it, it is difficult to solve because your words were written. The same applies if you are going to send a (more or less) evil joke… my advise is not to do it, but if still you are going to send it, check thoroughly and several times the list of receivers.
  • Finally, it you still use that e-mail account you created when you were 14 (something like LoRdOfKaoSSS@whatever.com), it is the perfect moment to stop using it (or just leave it for strictly personal aspects) and create a new acceptable e-mail account.
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Let’s talk

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[In English]

Aquí van algunos consejillos que suelo dar a mis alumnos cuando van a presentar sus TFGs/TFMs, aunque creo que pueden servir para cualquier presentación más o menos reglada que vayan a dar.  Disclaimer: están basados en mi experiencia a los dos lados de la tarima, es decir, como ponente y como oyente, y como es mi experiencia, no todo el mundo tiene que estar de acuerdo, así que al que no le gusten, que no los use 🙂

  • Ensáyala mucho (pero mucho, mucho) para ajustarte al tiempo que tienes, demo incluida. Cronométrate para estar seguro de que cumples el tiempo, y si tienes a alguien a mano para torturarlo y ensayar con público, mejor.
  • Recuerda que la presentación la tienes que hacer mirando al tribunal, no a la pantalla de proyección.
  • En la primera transparencia tienen que aparecer el título del TFG/TFM, titulación, autor, y directores.
  • La última transparencia puede ser igual que la primera, y así se queda como fondo elegante mientras el tribunal te pregunta.
  • Si el presidente del tribunal, al introducir el acto, lee en voz alta el título del TFG/TFM, tu nombre, etc. , no los repitas tú al empezar la exposición.
  • La presentación debe seguir el mismo orden de apartados de la memoria.
  • Procura que en las transparencias haya un índice visible en alguna parte (a la izquierda, o arriba del todo, pequeñito en ambos casos). Así el tribunal sabe en todo momento dónde está.
  • No cargues mucho de texto las transparencias; pon la información básica imprescindible (imágenes incluidas), y el resto lo dices de viva voz.
  • Sé astuto: para aquellos puntos que te resulten más complicados de memorizar o explicar, deja en la transparencia la información que te resulta difícil. Vamos, que la transparencia sea como una chuleta (negaré haber dicho esto ante un juez ;))
  • Cuidado con las animaciones, no se trata de que la presentación sea una feria que agobie al tribunal.
  • Transparencias con fondo claro y letras oscuras, o con fondo oscuro y letras claras: como prefieras. Ten en cuenta, de todas formas, dónde vas a leer (Sala de Grado, aula, etc.). Quizás sea más seguro usar la primera opción, que suele dar menos problemas en todas las situaciones.
  • Si durante la presentación muestras algún vídeo de los resultados de tu trabajo, debes hablar mientras se está reproduciendo, por ejemplo comentando aspectos importantes del mismo o cómo se corroboran los resultados teóricos alcanzados. Lo más importante es no quedarse callado mientras el vídeo está corriendo.
  • Es muy normal que el tribunal esté tomando notas mientras estés hablando. No te agobies pensando que están anotando fallos. Lo más normal es que estén recogiendo algunas dudas que les surjan durante tu exposición para acordarse de preguntártelas después (y posiblemente no te las pregunten todas). Y también puede ser que estén anotando las cosas que les han gustado para felicitarte por tu trabajo 🙂
  • Durante la presentación, si te pones nervioso (todos nos ponemos nerviosos, no pasa nada), ten a mano una botellita de agua. Si es botella grande, asegúrate de tener también un vaso.
  • Finaliza la presentación dando las gracias al tribunal e indicando que quedas a su disposición para el turno de preguntas.
  • Deja que los miembros del tribunal acaben de formular sus preguntas sin interrumpirlos (incluso aunque estés deseando contestar porque te requetesabes la respuesta :))
  • Lleva siempre una copia de seguridad de la presentación en un pendrive, porsiaca 🙂


[En español]

Here you can find some little tricks I usually give to my students when the moment comes to defend their Bachelor or Master thesis, though I think they could be useful in any formal presentation. Disclaimer: they are based on my experience on both sides of the story, that is, as speaker and as listener; since it is my own experience, not everybody will agree, so if you do not like them, simply do not use them 🙂

  • Rehearse a lot (I mean it, a lot), including a real demo of your work in case you also show it. Measure exactly how long it takes you to deliver the presentation; it would be great if you can find someone you can torture and rehearse with public.
  • Remember that you have to deliver your presentation looking at the committee, not to the projection screen.
  • The first slide should include the title of your Bachelor/Master thesis, the degree/master program, the author and the advisors.
  • The last slide could be exactly like the first one, so you have a nice background while the examiners ask their questions.
  • Your presentation should follow the same outline that the written dissertation report.
  • If the president of the committee reads aloud the title of your thesis, your name, etc. do not repeat them again when you begin to talk.
  • You should keep an index on the slides (tiny, on the left or at the top), so the committee can keep track of which point of your dissertation you are talking of.
  • Do not text-overload the slides; show only the basic essential information (including images), and explain the supplementary information aloud.
  • Be smart: those points of your presentation that are difficult to remember or explain should be written in your slides. To cut a long story short, the slides should be your cheat sheet (I will deny to have said this in a court ;))
  • Be careful with the animation of your slides: you don’t want to overwhelm the committee with a lot of special effects.
  • Design your slides with light background and dark fonts, or dark background and light fonts, as you wish. Anyway, you should consider the location where you are going to deliver your presentation. Maybe it is safer to choose the first option, that usually adapts to the lightning conditions of every place.
  • If you include a video showing the results of your work, you should talk while the video is playing; for example, you can comment the most relevant points of the video, or how your theoretical results are confirmed. The key point is not to be in silence while the video is still playing.
  • It is quite common that the committee jots some things down while you are talking. Do not get stressed thinking that they are recording your fails. They usually are gathering some notes about the doubts that arise during your dissertation, so they can remember them properly (and perhaps they do not ask all of those doubts). They also could be writing down those things they have liked the most of your work, so they can congratulate you for your achievements 🙂
  • If you are nervous during dissertation (it’s ok, we all get nervous in those situations), get a little bottle of water. If it is a big one, it is fine too, just use also a glass to drink.
  • End your dissertation saying thank you to the committee and saying that you are ready for the questions they might ask you.
  • Do not interrupt the committee members when they are asking you a question (even though you are willing to answer because you are going to nail it :))
  • Always have a backup of the presentation in a pendrive, you know, just in case 🙂